Digitale Signatur
Sicher digital unterschreiben: Der größte Durchbruch der Digitalisierung ist die sichere digitale Unterschrift. Es gibt viele Vorbehalte, die über Rechtsnormen, wie eIDAS und DSGVO und mit digitalen Signaturlösungen unberechtigt sind. Entdecken Sie die digitale Signatur, direkt aus dem digitalen Dokumentenmanagement heraus.
Warum digitale Unterschriften?
Seit Generationen unterschreiben wir gegenseitige Verträge, Verpflichtungen, Absichtserklärungen im Vertragswesen, Personalwesen, Vertrieb – eigentlich in allen Unternehmensbereichen intern und mit externen Personen. Die bisherige analoge Arbeitsweise hat viele Nachteile, die sich extrem auf Zeit und Kosten auswirken.
Digitale Unterschriften bieten hingegen folgende Vorteile:
- Sicherstellung des Unterschreibenden
- Reduktion des global hohen Papierverbrauchs
- Fast keine Transport- und Liegekosten
- Nachvollziehbare Geschäftsprozesse
- Unternehmensübergreifende Vereinbarungen und Verträge in Sekunden von jedem Ort zu jeder Zeit mit jedem Gerät
Die verschiedenen Arten der E-Signatur
EES
Einfache Sicherheit
Dokumente ohne gesetzliche Schriftformerfordernis mit geringem Haftungsrisiko
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die erste Stufe der digitalen Signatur und bietet daher das geringste Sicherheitsniveau. Sie kann bei all denjenigen Prozessen eingesetzt werden, die keine rechtskonformen Unterschriften erfordern und keine Haftungsrisiken bestehen. Als Ersatz der manuellen Unterschrift sollte die EES aber nicht dienen, da ihre Identität nur sehr oberflächlich, und Authentizität und Integrität der Unterschriften, geprüft wird. So kann sie im Prinzip als Grafik einfach in ein Dokument eingefügt werden.
-> Dies ist eine Standardfunktion von Amagno
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen drei Arten elektronischer Dokumente, die sich unterschiedlich auf die Rechtsgültigkeit und Legitimität von digitalen Unterschriften auswirken.
Beispiele:
- Unternehmensinterne Vereinbarungen
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
- Dokumentationen
- Protokolle
FES
Hohe Sicherheit
Dokumente ohne gesetzliche Schriftformerfordernis mit kalkulierbarem Haftungsrisiko
Das Sicherheitsniveau und der Beweiswert der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) ist im Vergleich zur EES hingegen schon ein bisschen höher. Denn sie erfordert, dass sich die Signatur einer bestimmten Person zuordnen und Manipulationen am Dokument erkennen lassen. Aufgrund der Überprüfbarkeit obliegt auch nur dem Aussteller allein die Kontrolle über die technischen Mittel.
Beispiele:
- Unbefristete Arbeitsverträge
- Versicherungsanträge
- Haftungsausschlüsse
- Vollmachten
- SEPA-Mandate
- Angebote
QES
Maximale Sicherheit
Dokumente mit gesetzlicher Schriftformerfordernis oder hohem Haftungsrisiko
Mit einem Identitätszertifikat setzt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) noch eine Schippe drauf und wird damit der Gültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur gerecht. Eine QES signalisiert anderen, dass die getätigte Unterschrift auch tatsächlich von ihrem Urheber stammt und wird daher häufig als digitale Alternative für das Tätigen von manuellen Unterschriften verwendet. Die regelmäßige Erneuerung der Zertifikate stellt außerdem ihre Aktualität sicher.
Beispiele:
- Befristete Arbeitsverträge
- Bürgschaften
- Lebensversicherungen auf das Leben Dritter
Anforderungen an eine digitale Signatur
Sie sollte die länderspezifischen Rechtsvorschriften einhalten
Die eIDAS-Verordnung ist auf europäischer Ebene für elektronische Signaturverfahren der gesetzliche Referenztext. So legt sie beispielsweise fest, dass die elektronischen Signaturverfahren fest die Unversehrtheit des unterzeichneten Dokuments gewährleisten oder aber die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kommt dann zum Einsatz, wenn es um die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von vertraulichen Daten von Kunden und dritten Unterzeichnern geht. Hierunter fallen beispielsweise Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder IP-Adresse. Deshalb muss die E-Signatur-Lösung die DSGVO in ihrem gesamten Funktionsbereich einhalten und die Vertraulichkeit der Dokumente und Informationen gewährleisten.
Sie sollte im Falle eines Rechtsstreits für Unterstützung sorgen
Auch in der Arbeitswelt kann es zu Unstimmigkeiten kommen. Deshalb ist es wichtig, dass die E-Signatur-Lösung zu jeder Signatur eine Prüfdatei mit Zeitstempel erstellen und archivieren kann. Denn die Datei enthält diejenigen Informationen, die zur ordnungsgemäßen Erstellung beitragen, um die Sicherheit der verschiedenen Parteien zu gewährleisten. So erlaubt dieses Dokument im Streitfall das Nachvollziehen der elektronischen Signatur.
Sie sollte zertifiziert sein
Zertifizierungen sagen oft etwas über die Qualität von Produkten und Dienstleistungen aus. So auch bei elektronischen Signaturen. Bevorzugen Sie einen Anbieter, dessen Zertifizierungen auf nationaler und auf EU-Ebene rechtlich anerkannt sind, wie etwa das eIDAS-Konformitätszertifikat.
Sie sollte die Identifizierung der Unterzeichner ermöglichen
Digitale Signaturen sollten sicher sein. Entscheiden Sie sich deshalb für eine Lösung, die mehrere Funktionen zur Authentifizierung der Identität des Unterzeichners ermöglicht. Eine Multi-Faktor-Authentifizierung (SMS mit OTP-Code, E-Mails, Überprüfung des Personalausweises) gewährleistet eine erhöhte Sicherheit.
Sie sollte sich intuitiv bedienen lassen
Höchstwahrscheinlich entscheiden Sie sich für eine Signatur-Lösung, um Ihre bisherigen digitalen Prozesse zu optimieren. Schauen Sie deshalb, dass sie sich intuitiv bedienen lässt, damit Sie eine Unterschrift mit wenigen Klicks einholen können – und so effizienter und produktiver arbeiten.
Sie sollte sich in Ihre Branchensoftware integrieren lassen
Mittlerweile gibt es kaum mehr Anwendungen, die nicht auch mit anderen kommunizieren können. Damit sich Ihre digitalen Signaturen problemlos in Ihre verschiedenen CRM-, ERP- und Branchensoftwares integrieren lassen ist es ratsam, eine API-Lösung zu wählen, die dies ermöglicht.
Sie sollte Ihnen das Unterzeichnen an jedem Ort und zu jeder Zeit ermöglichen
On-Premise-Lösungen verlieren zunehmend an Beliebtheit, weil sie das mobile Arbeiten nur bedingt unterstützen. Die Saas-Lösungen hingegen kommen bei Unternehmen immer häufiger zum Einsatz. Setzen Sie auf eine Signatur-Lösung, die auf mobilen Geräten aller Art und allen Betriebssystemen zur Verfügung steht, wird der Signatur-Prozess zur Leichtigkeit.
Was bietet Amagno dazu an?
Amagno besitzt im Standard sehr weitreichende Funktionen für die einfache elektronische Signatur (EES):
- Nutzung von Stempeln oder digitaler Unterschriften via Pen, z. B. iPad
- Keine Änderung der Originaldatei ab erstem Stempeln / Unterschrift
- Entscheidungen werden mit Benutzer, Datum und Uhrzeit protokolliert
- Optionale Kennworteingabe bei einer Entscheidung
- Rechtssichere Archivierung
- Regelmäßige Integritätsprüfung
Haben Sie die Rechnung mit uns gemacht?
- Automatische Erfassung Ihrer Rechnungen
- Schnelle und nachvollziehbare Arbeitsprozesse
- Sichere und rechtskonforme Archivierung
