Seit dem 01.01.2025 sind die elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen verpflichtend. Das ist keine Bürde, sondern eine enorme Chancen für jedes Unternehmen. Was zu tun ist und welche Fristen es gibt, erfahren Sie auf dieser Seite!
Der Bundesrat hat im März 2024 im Rahmen des Wachstumsschancengesetzes zahlreiche Änderungen an Gesetzen beschlossen. Ein Ergebnis daraus ist der verpflichtende Umstieg von Unternehmen im Empfang und in der Versendung von Rechnungen auf die Norm EN 16931 auf B2B Ebene, also zwischen Unternehmen.
Es beginnt seit 1.1.2025 mit der Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen, beispielsweise via E-Mail. Dies ist auch notwendig, da Unternehmen ebenso seit dem 1.1.2025 elektronische Rechnungen erzeugen und versenden dürfen.
Bis 2028 ist die Versendung und der Empfang der elektronischen Rechnungen verpflichtend und gestattet nur sehr eingegrenzte Ausnahmen. Dies besiegelt das Ende von Papier und klassischen PDF oder TIFF Dateien.
Im Zuge der E-Rechnungspflicht werden Rechnungsdaten in einem vorbestimmten Format elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen. Dadurch kann ein vollständig digitaler Prozess von der Rechnungserstellung bis hin zur Bezahlung der Rechnungen sichergestellt werden. Der bislang lose Begriff der elektronischen Rechnung erhält nun eine neue klare rechtliche Bedeutung.
Bislang wurde von Unternehmen der Begriff einer elektronischen oder digitalen Rechnung für alle Formate verwendet, die in einer Datei vorlagen. Also PDF, TIFF, ZUGFeRD, XRechnung oder andere Fomate. Der Empfang war für Unternehmen nicht verpflichtend. All dies ändert sich jetzt.
Als elektronische Rechnung gilt jetzt der Standard gemäß der EN 16931. Dies ist grundsätzlich ein digital strukturierter Datensatz, z.B. als XML einer XRechnung. Es ist aber Technologieoffen und daher gibt es zahlreiche Formate. Die wesentlichen werden XRechnung und ZUGFeRD werden.
Alles, was nicht der EN 16931 Norm entspricht gilt jetzt als sonstige Rechnung und ist ab 2028 nicht mehr akzeptiert.
Dazu gehören Papier, TIFF, einfache PDF oder andere nicht kompatible Formate.
Es gibt auch hier Ausnahmen, beispielsweise für angepasste EDI Formate.
Das neue datengetriebene Format der EN 16931 bietet zahlreiche Vorteile für die automatisierte Verarbeitung.
Die XRechnung birgt enorme Herausforderungen für Mitarbeiter, denn z.B. die XRechnung ist eine XML Datei und kaum lesbar für Mitarbeite. Es gibt kostenlose Viewer und auch DMS/ECM Systeme werden das Format als eine Art Belegbild anzeigen.
Wichtig: Kann ein Unternehmen seit dem 1.1.2025 bei X-Rechnungen keine schnelle alltagstaugliche Verarbeitung für Mitarbeitende anbieten, können sich Prozesse so stark verlangsamen, dass nicht nur Skonto verloren geht, sondern auch die Mahnungen deutlich ansteigen und damit das Scoring eines Unternehmens gegenüber Kunden, Investoren und Banken sinkt.
Es gibt Alternativen, wie das ZUGFeRD Format. Dieses besitzt ein lesbares Belegbild und die XML Daten im Hintergrund der PDF Datei. Es ist davon auszugehen, dass elektronische Rechnungen mit integriertem Belegbild von den Unternehmen besser akzeptiert werden.
Auf der linken Seite der Abbildung sieht man eine XML Datei der XRechnung. Dies ist ab 2025 ein gültiges Format, welches Unternehmen annehmen müssen.
Moderne DMS/ECM Systeme, wie Amagno, interpretieren aus den XML Dateien für Mitarbeiter auch eine Vorschau. Damit sollen reibungslose Rechnungsprozesse mit digitalen Stempeln und Anmerkungen ermöglicht werden.
Die EN 16931 Norm ist technologieoffen. Das kann bedeuten, dass ich in den nächsten Jahren weitere Formate erzeugt werden. Formate, die ggf. in anderen Länder der EU populär sind.
Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD: Mittlerweile werden begleitende Dokumente in diese Format eingebettet. Dies stellt eine enorme Hürde bei der Betrachtung durch Mitarbeitende dar, insbesondere bei der XRechnung. In diesem Format gibt es keinerlei direkten Zugang zu den eingebetteten Anhängen.
Amagno extrahiert auch die eingebetteten Dateien als einzelne Dateien und verknüpft diese mit dem Ursprungsbeleg. Damit sind alle Dokumente, auch die eingebetteten, für die Mitarbeitenden zugänglich.
Daten abtippen? Vergleichen? Automatische Erkennung via OCR antrainieren? Diese und weitere Effekte wirken sich sehr positiv für das Unternehmen aus. Arbeitserleichterung, hoher Automatisierungsgrad für schnellere Prozesse die für schnelleren Zahlungseingang und Nutzung des Skonto sorgen und vieles mehr. Die E-Rechnungspflicht ist eine echte Chance für die Produktivität von Unternehmen.
Die Animation zeigt, wie in Amagno ZUGFeRD und XRechnungen importiert werden – alle Daten sind vollständig sofort verfügbar.
Die E-Rechnungspflicht erzeugt zahlreiche Vorteile, bespielsweise:
Elektronische Rechnungen machen die manuelle Eingabe von Daten in Buchhaltungssysteme überflüssig. Dies verringert den Arbeitsaufwand und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, verbessert die Datenqualität und beschleunigt die Prozesse erheblicih.
Durch die Verwendung elektronischer Formate, die direkt maschinenlesbar sind, werden Fehler vermieden, die bei der optischen Zeichenerkennung (OCR) gescannter Dokumente auftreten können. Dies erhöht die Datenintegrität und verringert den Korrekturaufwand.
Die verlässlichen Daten ermöglichen die automatische Erfassung und Verbuchung von Rechnungsdaten. Dadurch wird der Buchhaltungsprozess erheblich beschleunigt und Ressourcen können anderweitig eingesetzt werden. Zudem werden durch die automatisierte Verarbeitung Fehlerquellen minimiert.
Die elektronische Rechnung ermöglicht die Bearbeitung und den Versand von Rechnungsdaten von jedem Ort und zu jeder Zeit. Dies bietet ein hohes Maß an Flexibilität und Effizienz, da keine physische Anwesenheit im Büro erforderlich ist. So können Mitarbeiter auch auf Geschäftsreisen oder im Home Office effizient arbeiten.
Durch die Digitalisierung von Rechnungen können diese in elektronischen Systemen, z.B. einem DMS, gespeichert und über Suchfunktionen sekundenschnell gefunden werden. Dies spart Zeit bei der Suche nach bestimmten Dokumenten und verbessert die Übersichtlichkeit der Dokumentenverwaltung.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen führt zu signifikanten Kosteneinsparungen, da weniger Papier verbraucht wird, Porto- und Druckkosten entfallen und weniger Lagerplatz benötigt wird. Zusätzlich werden Ressourcen durch die automatisierte Verarbeitung effizienter genutzt.
Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wird weniger Fachpersonal für die manuelle Rechnungsverarbeitung benötigt. Dies kann zu Kosteneinsparungen im Personalbereich führen und ermöglicht es den Unternehmen, sich auf die Ausbildung ihrer Mitarbeiter in anderen wertschöpfenden Bereichen zu konzentrieren.
Das Ende von Papierrechnungen hat einen positiven Effekt auf die CO2 Bilanz der beteiligten Unternehmen. Produktion von Papier wird vermieden. Transportwege über Fahrzeuge, Flugzeuge und sogar Schiffscontainer werden vermieden.
Ab dem 1.1.2025 dürfen Unternehmen E-Rechnungen erstellen und versenden. Dies erzeugt damit automatisch die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen ab dem 1.1.2025. In 2028 endet grundsätzlich die Verwendung der sonstigen Rechnungen, also Papier, PDF, etc. Es gibt für kleinere Unternehmen unter 800T EUR Jahrensumsatz Übergangsfristen. Auch Papier ist die nächsten Jahre noch erlaubt. Aber es besteht Handlungsbedarf.
| Datum | Erstellung von Rechnungen über 250 EUR |
| Bis 2024 | Ist erlaubt. Der Empfänger muss diesem zustimmen |
| 01.01.2025 | Ist erlaubt. Der Empfänger muss die Rechnung annehmen |
| 01.01.2027 | Ist verpflichtend für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800T EUR |
| 01.01.2028 | Ist verpflichtend für alle Unternehmen |
| Datum | Empfang von Rechnungen über 250 EUR |
| Bis 2024 | Ist erlaubt. Der Empfänger muss diesem zustimmen |
| 01.01.2025 | Ist verpflichtend. Der Empfänger muss die Rechnung annehmen |
| Datum | Sonstige Rechnungen (Nicht EN 16931) über 250 EUR |
| Bis Ende 2026 | Papierrechnungen sind erlaubt. Übrigen Formaten muss der Empfänger diesem Format zustimmen, z.B. PDF |
| 01.01.2027 | Für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800T EUR sind sonstige Rechnungen untersagt |
| 01.01.2028 | Sonstige Rechnungen sind untersagt |
Es gibt noch keine exakte Definition, wie elektronische Rechnungen technisch zu versenden oder zu empfangen sind. Grundsätzlich sollte die Vollständigkeit und Unveränderlichkeit gewährleistet sein. Die genaue Rechtslage dazu wird sich in den nächsten Jahren sicher ausprägen. Dazu kommt die bereits gelebte Praxis in Unternehmen, die bereits elektronische Rechnungen versenden. Hier ändert sich künftig nur das Format Richtung EN 16931, aber nicht die Art und Weise des Versands.
Üblich ist die Versendung und der Empfang per sicherer E-Mail. Weniger verbreitet sind sichere FTP Zugänge.
In den nächsten Jahren sind zahlreiche Portale (z.B. Peppol) zu erwarten, welche als Vermittler der Rechnungen zwischen Unternehmen funktionieren , die zahlreichen Dateiformate der E-Rechnungen auflösen und Anschlüsse an andere Lösungen, wie ERP, CRM, Finanzbuchhaltung und mehr regeln. Entsprechende Initiativen gibt es beispielsweise bei DATEV. Gerade die Portal werden interessant, um die anstehende Formatvielfalt aufzulösen und die künftig geplanten Transaktionsprotokolle automatisch zu erzeugen.
Die elektronische Rechnung ist eine große Chance und die Umsetzung ist nicht aufwendig. Unternehmen sollten zeitnah die aktuelle Situation prüfen. Wie werden Rechnungen erstellt, versendet, empfangen und rechtskonform verarbeitet. Hier die vier wichtigsten Sofort-Maßnahmen, um auf die E-Rechnungspflicht zu reagieren.
Das digitale Dokumentenmanagement Amagno ist ab Version 6.15 bereit für elektronische Rechnungen.
Während ZUGFeRD Dokumente bereits seit langem mit seinen enthaltenen Daten automatisch erkannt wurden, ist jetzt das Format XRechnung hinzugekommen. Die EN 16931 erlaubt durch seine Technologieoffenheit weitere Formate dieser Auswertbarkeit.
Amagno erzeug dazu von XRechnungen automatisch für Mitarbeiter lesbare Interpretationen (Vorschauen) der Rechnungsdaten. Dies ermöglicht problemlose Workflows mit digitalen Stempeln und Anmerkungen.
Fertige kostenfreie Rechnungseingangsworkflows bietet Amagno im integrierten Solution Store an.
E-Mail Konten für den Rechnungsempfang oder auch einen FTP Zugang lassen sich in Amagno einbinden.
Eine 30-Tage Testversion ist kostenfrei und erzeugt eine innerhalb weniger Minuten einsetzbare Lösung für die neue E-Rechnungspflicht.
Wir bei Amagno begrüßen die neuen Regelungen zur E-Rechnung, denn wir sind angetreten, um Papier aus den Büros deutscher Unternehmen zu verbannen. Papier ist gut, wenn es um Kreativität geht, aber eine Tonne voller Aktenordner im Büro stehen zu haben ist nicht nur unnötig und unproduktiv, sondern demotiviert auch zukünftige Mitarbeitergenerationen.
Die Regelungen werden sich auch stark auf die Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern auswirken, da sie den Aufwand erheblich reduziere
Auch im Dokumentenmanagement wird es Änderungen geben, denn voraussichtlich werden viele OCR-Anbieter, die sich auf die Erkennung von analogen Rechnungen spezialisiert haben, spätestens 2028 große Probleme bekommen, da diese Dienstleistung immer irrelevanter werden wird.
Gleichzeitig wird der Einsatz von ECM & DMS Systemen zum neuen Standard, da elektronische Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahrt und archiviert werden müssen. Darüber hinaus helfen sie bei der Umsetzung des Empfangs, der Auffindbarkeit und der Abdeckung der rechtlichen Rahmenbedingungen.
Weiterführende Infos finden Sie hier: https://e-rechnungspflicht.de/
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung ist darauf zu achten, dass diese alle nach den umsatzsteuerlichen Vorschriften (§ 14 Umsatzsteuergesetz) erforderlichen Bestandteile einer herkömmlichen Papierrechnung enthält. Dazu gehören der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, die Anschrift des Rechnungsempfängers sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Darüber hinaus verlangt § 5 E-Rech-V weitere spezifische Angaben:
Bitte beachten Sie auch die besonderen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bei Kleinbeträgen.
Ja, sofern die erstellte elektronische Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, können Sie diese auch per E-Mail versenden. Eine digitale Signatur ist nicht mehr erforderlich
Nein. Ab 1.1.2025 ist eine einfache PDF-Datei keine elektronische Rechnung.
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte und elektronische Verarbeitung. Eine E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.
Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.
Elektronisch übermittelte Rechnungen werden unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne digitale
bestimmten Voraussetzungen von der Finanzverwaltung anerkannt, dies ist in § 14 Abs. 1 UStG geregelt.
Die XRechnung ist ein strukturierter Datensatz als XML Datei. Eine solche Datei besitzt kein Belegbild, wie es bislang von Rechnungen bekannt ist. XRechnungen besitzen kein optisches Design mit Grafiken und Logos. Zum Betrachten der XML Daten benötigt mal spezielle Viewer, um eine optische Rechnung zu erzeugen.
ZUGFeRD Dateien besitzen ein Belegbild und auch die XML Daten zusammen in einer PDF Datei. Dies verbindet beide Welten. Die 100% Datenqualität der Rechnung und auch eine für normale Mitabeiter lesbare Ansicht.
Ja. Amagno erzeugt bereits jetzt eine Interpretation der XML Daten der XRechnung als Vorschau, damit die Mitarbeiter problemlos mit ihren digitalen Prozessen durch optische Stempel und Anmerkungen weiterarbeiten können. Dies ist eine Standardfunktion von Amagno und erzeugt keine Mehrkosten als Modul und ist tief in die Software integriert..
Für die EN 16931 sind die Daten entscheidend, also nicht das Belegbild. Da grundsätzlich ein Belegbild auf Basis der Daten durch ein digitales System erzeugt sein sollten, dürfte es kein Abweichungen geben. Sind die Daten abweichend, ist die Gültig der Rechnung zu hinterfragen, da eine Manipulation der Daten vorliegen könnte. Der Absender sollte für Klarheit sorgen und der Empfänger für einen manipulationsfreien Empfang und Ablage. Beide Parteien sollten für einen sicheren Transportweg der Datei sorgen.
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